Dedykowany CRM lub ERP: budować, konfigurować czy integrować?
Na tej stronie
Porównaj gotowy produkt, integrację i dedykowaną budowę na tym samym procesie biznesowym. O wyborze powinny decydować obsługiwane reguły, możliwość zachowania obecnych systemów i koszt utrzymania rozwiązania.
Skonfiguruj istniejący produkt
To przydatna opcja, gdy podstawowe procesy pasują do produktu, rozszerzenia dają się utrzymywać, a dostęp do danych i warunki eksploatacji spełniają potrzeby. Przetestuj rzeczywisty proces od początku do końca, wraz z wyjątkiem i raportem. Sama lista funkcji nie pokazuje, jak będzie pracować zespół.
Sprawdź, kto może utrzymywać konfigurację, jak aktualizacje wpływają na rozszerzenia, jaki masz dostęp do danych i które możliwości wymagają dodatkowych licencji. Potwierdź te warunki dla konkretnego produktu i edycji.
Połącz systemy, które już masz
Integracja może rozwiązać główny problem, jeśli każde narzędzie działa dobrze, ale dane są wielokrotnie kopiowane między nimi. Określ odpowiedzialność za każdy rekord, kierunek wymiany, identyfikatory i obsługę błędów.
Na przykład CRM może zarządzać rozmowami z klientami, a ERP rekordami realizacji. Zdecyduj, które informacje mają być dostępne w obu systemach i jak każdy zespół widzi niepełne lub opóźnione aktualizacje. Integracja może połączyć rekordy bez wymiany żadnego z systemów.
Zbuduj dedykowane oprogramowanie
Podejście dedykowane może mieć sens, gdy nietypowe procesy, złożone uprawnienia, wiele jednostek operacyjnych lub nietypowe relacje danych są kluczowe dla biznesu, a gotowe produkty nie potrafią rozsądnie ich obsłużyć.
Inwestycja obejmuje więcej niż pierwszy interfejs: architekturę, projektowanie, logikę biznesową, testy, integracje, migrację, wdrożenie i dalsze utrzymanie. Musi być jasne, jaki zespół odpowiada za system i jego przyszłe zmiany.
Projekt Global Business Assistant przedstawia powiązane procesy zakupów, zapasów, logistyki i finansów. Projekt portalu BDO dotyczy dokumentów, zadań i zatwierdzania.
Porównuj ten sam zakres
Przygotuj tabelę oceny z następującymi wierszami:
- Obsługiwany kluczowy proces i wyjątki.
- Role, zatwierdzenia i kontrola dostępu.
- Integracje i odpowiedzialność za bieżącą wymianę.
- Migracja historii i weryfikacja danych.
- Raporty, wzory i spójność źródeł.
- Wdrożenie, przygotowanie użytkowników i wsparcie.
- Koszty początkowe i bieżące z wyraźnymi założeniami.
Oznacz wymaganie jako obsługiwane, wymagające konfiguracji, wymagające programowania lub nadal nieznane. Zbadaj niewiadome, zanim uznasz wyceny za porównywalne.
Przetestuj zmianę zamówienia między działami
W fikcyjnej firmie dystrybucyjnej sprzedaż przyjmuje zamówienie, magazyn rezerwuje zapas, finanse sprawdzają status kredytowy klienta, a operacje organizują dostawę. Klient zmienia ilość po rezerwacji zapasu. Przydatna ocena śledzi tę zmianę we wszystkich powiązanych rekordach i raportach.
Poproś o pokazanie tego samego scenariusza w każdym proponowanym rozwiązaniu:
- Kto może zatwierdzić zmianę i co widzi magazyn podczas oczekiwania na zgodę?
- Który system zarządza przyjętą ilością i dostępnym zapasem?
- Co się dzieje, jeśli połączenie z księgowością jest niedostępne?
- Czy zespół potrafi wykryć niepełną aktualizację i ponowić ją bez duplikowania zamówienia?
- Który raport pokazuje wyjątek i kto odpowiada za jego rozwiązanie?
Zapisz wybór i wymagane próby
W tym fikcyjnym przykładzie obecne CRM i ERP obsługują już wewnętrzne procesy dystrybutora. Zapis decyzji wskazuje, co zbadać dalej; proponowane próby nie zostały jeszcze wykonane.
Wymaganie: zatwierdzona zmiana ilości dociera do magazynu raz, zachowuje reguły zapasu i pozostaje widoczna przy niedostępności księgowości. Osoba odpowiedzialna za operacje zatwierdza wynik; osoba techniczna sprawdza interfejsy i zachowanie przy przywracaniu działania.
Konfiguracja: zachowaj tę opcję, jeśli wybrany produkt potrafi zademonstrować pełną zmianę, uprawnienia i raport wyjątków przy użyciu konfiguracji możliwej do utrzymania. Decyzja pozostaje otwarta, dopóki próba nie obejmie wyjątku, wymagań licencyjnych i odpowiedzialności za aktualizacje.
Integracja: wstępny wybór, jeśli CRM i ERP już poprawnie wykonują własne zadania, a brakującą funkcją jest przekazanie. Sprawdź identyfikatory, odpowiedzialność i nieudane wymiany. Nasz przykład integracji CRM–ERP pokazuje konkretnie ponowienia i spóźnione aktualizacje.
Budowa: oceń dedykowany komponent, jeśli próba ujawni konkretną regułę biznesową, której konfiguracja i dostępne interfejsy nie mogą rozsądnie obsłużyć. Przed propozycją platformy zastępującej obecne systemy zapisz to ograniczenie, najmniejszy potrzebny komponent i osobę odpowiedzialną za jego wsparcie.
Decyzja w tym przykładzie: najpierw zbadać integrację. Nie zatwierdzać pełnej wymiany, gdy obecne systemy spełniają wymagania procesów wewnętrznych, a interfejs pozostaje nieprzetestowany. Następna inwestycja to analiza połączenia o ograniczonym zakresie, z przykładowym zamówieniem, zmianą i przerwaną wymianą.
Co zmienia decyzję: jeśli skonfigurowany produkt przechodzi cały scenariusz przy akceptowalnym koszcie utrzymania, wybierz konfigurację. Jeśli integracja nie może bezpiecznie obsłużyć przekazania, ponownie oceń tę granicę lub przygotuj prototyp dedykowanego komponentu. Jeśli odpowiedzialność za reguły zapasu jest nierozstrzygnięta, wstrzymaj implementację i najpierw uzgodnij proces.
Zapisz, dlaczego wybierasz konfigurację, integrację lub budowę
Porównaj ten sam proces, zapisz niewiadome i wskaż dowody, które mogłyby zmienić Twój wybór. Arkusz zawiera wypełniony przykład dystrybutora.
- Jeden proces i jego trudny wyjątek
- Dowody dla każdej opcji i niezweryfikowane założenia
- Wstępna decyzja, osoba odpowiedzialna i następna kontrola
Edytowalny plik tekstowy (.txt)
Wypełnij lokalnie w edytorze tekstu lub własnym dokumencie. Kontaktując się z nami, przekaż podsumowanie bez informacji poufnych.
Uwzględnij koszt utrzymania po wdrożeniu
Dla każdej opcji użyj jednego uzgodnionego okresu planowania, np. budowy i trzech lat eksploatacji. Zapisz założenia dotyczące liczby użytkowników, lokalizacji, integracji, wolumenu danych i oczekiwanych zmian. Uwzględnij następujące kategorie kosztów, jeśli mają zastosowanie:
- Licencje produktów, płatne rozszerzenia i usługi rozliczane według zużycia.
- Konfiguracja lub programowanie, testy, migracja i wdrożenie.
- Hosting, monitoring, kopie zapasowe i testy przywracania działania.
- Wsparcie, aktualizacje zależności i osoby administrujące systemem.
- Zmiany integracji po zmianie któregokolwiek połączonego systemu.
- Eksport, dokumentacja i prace związane z przejściem przy późniejszej zmianie dostawcy.
Nie licz automatycznie każdej subskrypcji jako oszczędności w ofercie dedykowanej: część systemów i usług może pozostać w użyciu. Również atrakcyjna cena pierwszego wdrożenia może pomijać migrację, szkolenia lub wsparcie. Poproś o zapisanie każdego wyłączenia przed porównaniem sum. Nasz przewodnik po kosztach oprogramowania pokazuje, jak oddzielić te obszary.
Rozpoznaj, kiedy dedykowana budowa jest przedwczesna
Jeśli proces zmienia się co tydzień, nikt nie odpowiada za decyzje biznesowe lub dane źródłowe nie są zrozumiane, następną inwestycją może być wyjaśnienie procesu lub ograniczona próba. Jeśli skonfigurowany produkt obsługuje ważne procesy i wyjątki przy akceptowalnym koszcie utrzymania, dedykowane tworzenie wymaga silniejszego powodu niż inny interfejs.
Wybierz kolejną analizę
Jeśli Salesforce znajduje się na krótkiej liście, użyj naszego porównania dedykowanego CRM i Salesforce, aby ocenić jeden proces dystrybutora, oddzielić udokumentowane mechanizmy od niezweryfikowanego zakresu i porównać ten sam okres utrzymania.
Wybierz analizę, która rozstrzygnie konkretną niewiadomą: warsztat procesowy, próbną konfigurację, test integracji lub prototyp. Zakres realizacji opisujemy na stronach tworzenia CRM i ERP.
Opisz proces wymagający usprawnienia, obecne systemy i jeden trudny wyjątek. Pomożemy ustalić zakres analizy oraz kryteria odbioru. Strona kosztów i realizacji wyjaśnia, jak ten zakres staje się podstawą oferty.
